Paperless conference

ペーパーレス会議のポイントについて

会社や団体などで会議を開催する場合には資料が必要です。時として何十ページにも渡る資料を使うこともあります。資料を参加者分用意するだけでコストもかかりますし保管場所にも困る時があります。そのため最近の傾向としてペーパーレス会議が主流になりつつあります。ペーパーレス会議は紙と準備のための時間を大幅に削減してくれるのです。ただしペーパーレス会議は一歩やり方を間違えてしまうと会議参加者に非常に有難くない評価を付けられてしまいます。
ペーパーレス会議に慣れるまでは誰しも感じることですが、要点や注意点など資料であればマーカーラインやメモを記載できます。それがペーパーレス会議では書き込みができません。これを解消するにはメモを取れる用紙や目次の表現を工夫しましょう。後からメモと会議で使用した資料の付け合せが出来るのです。中にはデジタル会議資料に独自のメモ機能やページ送り機能が付与しているクラウドの製品もあるためコストを考慮し導入を検討する事をお勧めです。
次にセキュリティーです。会議資料を保管する場所は何処でも良いわけではありません。企業であれば社外秘の情報もあるためパスワードやウィルス対応の万全なクラウドの共有サーバーが必要です。最後のポイントとして電子機器に不慣れな人でもわかりやすいシンプルなクラウドの電子資料にしましょう。使い方が分かりない場合には会議の進行にも支障をきたし効率の悪い会議に逆戻りしてしまいます。

ペーパーレス会議はクラウドの資料の見やすさがカギ

端末機器を使って会議を進行するペーパーレス会議で気をつけたいのは、資料の見やすさについてです。端末機器を使えばクラウド上でデータをコンパクトに保存することができますので、その点については何も問題はありません。コンパクトに保存できれば保管するのも楽ですので、一見完璧に思えます。しかし、その点ばかりに注目してしまい、肝心の会議において資料の見やすさが損なわれてしまったのでは本末転倒です。
あまりにもゴチャゴチャした形式でクラウド上のファイルを開かなければいけなかったり、文字サイズが小さ過ぎたりなど見にくい資料では、会議における進行を妨げてしまいます。資料を理解するのに集中し過ぎて他の参加者の発言を聞いていなかったなどの不注意があったのでは、せっかくのペーパーレス会議も成功しているとは言い難くなってしまいます。
そのため、資料作成する側はペーパーレス会議に適した資料を作成しなければならないですし、見え方についても工夫しなければいけません。それはペーパーレス会議だけに限ったことではないのかもしれませんが、ペーパーレス会議にするなら余計に気をつけなければいけない点です。資料作成は案外手間がかかって難しいですが、ペーパーレス会議をするならことさら慎重にしなければいけないです。

今さら聞けないペーパーレス会議の3つのメリット

近年、企業において積極的に進められているのがペーパーレス会議です。では、ペーパーレス会議にはどのようなメリットがあるのでしょうか。今日は今さら聞きにくいペーパーレス会議の基本的な3つのメリットを記したいと思います。まず1つ目のメリットは会議資料の準備がスピーディーになるということです。
ペーパーレス会議の場合にはクラウド上の電子データを共有してもらうことになります。ですので、会議資料に訂正や追加がある場合でも元のデータをいじることによって簡単に資料の訂正を行うことができます。紙に比べて労力をかけずにクラウド上で会議資料の準備を行うことができるのです。
次のメリットはいつでもどこでもクラウド上の会議資料を見ることができるという点です。タブレットのクラウド上にダウンロードしておけば例えオフラインであっても見ることができます。つまり、忙しくてもちょっとした時間に会議のための準備を行うことができるのです。これはペーパーレスだからこそできるメリットと言えます。
最後のメリットは安全性が高くなるということです。会議によっては機密データを扱うものもあります。紙による配布ですとどこで流失や紛失が生じてしまう恐れがあります。しかし、ペーパーレス会議ならばセキュリティをかけることができるので、安全面でより安心して会議を行うことができます。


ぺーパーレス会議にはクラウドは必須ですよ。クラウドを導入すればいままで困難であった業務も簡単に行うことができるようになります。この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがと思います。

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